接骨院(整骨院)の業務効率化|見直しポイントと3つのアイデア

2024.03.13
接骨院(整骨院)の業務効率化|見直しポイントと3つのアイデア
接骨院(整骨院)を経営する方の中には、自店の業務効率が低いと感じている方も少なくないでしょう。接骨院の業務効率を向上するためには、非効率な業務を洗い出して見直すことに加えて、業務効率化を図るアイデアを積極的に取り入れることが大切です。 この記事では、接骨院の業務効率化に向けた見直しポイントとともに、業務効率化を図るための3つのアイデアについて解説します。自店に合ったサービスを導入し、業務効率化につなげましょう。

接骨院(整骨院)の業務効率化に向けた見直しポイント

業務効率化とは、現在の業務プロセスにおける「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして業務の流れを改善し、職場全体の生産性を向上させる取り組みを指します。 接骨院(整骨院)の業務効率化を進めることにより、自店の利益増大だけでなく、スタッフや顧客の満足度向上も見込めるでしょう。 接骨院の業務効率化を進めるためには、自店においてどの業務が非効率となっているかを洗い出すために、業務全体を見直すことが大切です。ここでは、接骨院の業務効率化に向けて見直すべき3つのポイントを確認しましょう。

業務内容・プロセスに無駄が生じていないか

業務効率化を図る方法を検討する際には、業務の内容やプロセスに無駄が生じていないか確認することが大切です。スタッフが日々行っている業務を細かい部分まで可能な限り洗い出し、無駄が生じている業務内容・業務プロセスをすべてピックアップしましょう。 無駄が生じている業務をピックアップする際には、スタッフの協力も不可欠です。スタッフが行うすべての業務を経営者が1人で完全に把握することは困難であるため、面談や会議を通してスタッフから業務内容を聞き出すようにしましょう。

業務の属人化が生じていないか

一見すると「無駄が生じていない」「作業時間に問題がない」と思われる業務には、属人化が生じている可能性もあります。スタッフによって業務にかかる時間や完成度などに大きな差が生じるのであれば、属人化の解消と業務効率化に向けて何らかの対策を講じる必要があるでしょう。 業務の属人化を解消するには、無駄が生じていないかを把握するために聞き出した業務内容やプロセス、およびピックアップした課題をスタッフ全員で共有することが大切です。スタッフとも話し合いながら、マニュアルを作成するなど業務の標準化に向けた施策を考えましょう。

時代に即していないアナログ業務がどれほど残っているか

接骨院の業務効率化に向けた見直しでは、アナログ業務がどれほど残っているかを洗い出すことも重要です。 特に、接骨院に多く見られる「電話での予約受付」「紙ベースの予約・スケジュール管理・レセプト作成」は、業務効率の向上を阻む大きな要因となることに注意しましょう。

【接骨院】業務効率化を図るためのアイデア3選

業務効率化に向けた見直しが終わったら、課題を解消するための施策を考えて実行に移すことが大切です。接骨院(整骨院)の業務効率化に向けたおすすめのアイデアとして、下記の3つの施策が挙げられます。 【接骨院の業務効率化を図るための3つのアイデア】
(1)予約管理システムの導入 (2)レセコン(レセプト作成ソフト)の導入 (3)研修システムの導入
ここでは、上記の3つのアイデアについて詳しく解説します。

(1)予約管理システムの導入

予約管理システムとは、Webサイトからの予約を自動で受け付け、予約状況をリアルタイムで反映・表示するシステムを指します。 24時間体制の受付ができるほか、顧客情報の管理や回数券・クーポンの発行、お客様へのリマインドなどの機能を搭載したシステムも少なくありません。

予約管理システムを導入するメリット・デメリット

接骨院が予約管理システムを導入することには、下記のようなメリット・デメリットがあります。
メリット デメリット
    予約業務における負担が軽減する顧客満足度がアップする集客力の向上が見込める
    導入コスト・運用コストがかかる予約状況の定期的な確認が必要
予約管理システムの導入によって予約業務における負担が軽減すれば、スタッフのモチベーションアップにもつながります。利便性も高まるため、顧客満足度や集客力の向上も期待できるでしょう。一方、コスト面や管理面での負担が増える点に注意が必要です。

予約管理システムを選ぶ際のポイント

予約管理システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントは下記の通りです。
導入完了までの時間・コストはどの程度か 接骨院(整骨院)に必要な機能・便利な機能があるか セキュリティ対策がしっかりしているか サポート体制が十分に整っているか 操作性・視認性が良く、スタッフやお客様が使いやすいシステムか
予算との兼ね合いも考えながら、搭載機能やサポート体制といった自店が求める要件に最適なシステムを選ぶようにしましょう。

(2)レセコン(レセプト作成ソフト)の導入

レセコン(レセプト作成ソフト)とは、「レセプト(診療情報明細書)」を作成するためのソフトのことです。医療機関で使用される電子カルテ(紙のカルテを電子化するシステム)とは、使用目的や主な使用者が異なる点に注意しましょう。
レセコン 電子カルテ
使用目的 診療報酬の請求 診療内容の記載・医療情報の管理
主な使用者 会計業務を行う事務担当者・会計士 医師・看護師・薬剤師・検査技師などの医療従事者
ここでは、接骨院(整骨院)にレセコンを導入するメリットやデメリット、レセコンを選ぶ際のポイントについて解説します。

レセコンを導入するメリット・デメリット

接骨院がレセコンを導入することには、下記のようなメリット・デメリットがあります。
メリット デメリット
    レセプト作成業務を効率化できる計算ミス・入力ミスを減らせるお客様の待ち時間を短縮できる
    導入コスト・運用コストがかかる管理業務が増える
施術内容を記録できる接骨院向けのカルテ機能が搭載されたレセコンを利用すれば、業務効率化だけでなく人為的ミスの削減やレセプト作成業務の軽減にもつながります。作業時間が短くなることでお客様の待ち時間も短縮できるため、顧客満足度向上も見込めるでしょう。 一方で、レセコンの導入・運用にはコストがかかることに注意が必要です。クラウド型は停電やシステムダウン、オンプレミス型は災害時のデータ破損といったリスクを抱えているため、定期的なメンテナンスが必要であることも押さえておきましょう。

レセコンを選ぶ際のポイント

接骨院向けのレセコンを選ぶ際のポイントは下記の通りです。
導入完了までの時間・コストはどの程度か 施術内容を記録できる機能はあるか セキュリティ対策がしっかりしているか 操作性や視認性が良く、スタッフが使いやすいか 返戻防止機能があるか 経営分析機能はあるか
施術記録の電子化も検討している場合は、施術内容を記録できる機能があるシステムを選ぶことをおすすめします。療養費請求の再提出を防ぐためにも、返戻を防止する機能が搭載されているレセコンを選ぶようにしましょう。 全国統合医療協会では、上記のポイントを押さえたレセコン「Mediness」を会員限定で貸与しています。レセコンを導入する際にはぜひご検討ください。

(3)研修システムの導入

研修システムとは、企業が自社で行う研修を一元管理するためのシステムを指します。受講者(スタッフ)は研修の申込やオンライン研修の受講、企業側は研修の受講状況や課題提出の有無の確認などを行うことができます。 接骨院(整骨院)での施術に関する研修など、口頭や文書だけでは伝わりにくい内容の場合は、VR技術を用いてリアルな体験ができるVR研修システムの活用もおすすめです。

研修システムの導入メリット・デメリット

接骨院に研修システムを導入することには、次のようなメリット・デメリットがあります。
メリット デメリット
    施術管理者やスタッフの能力向上につながる施術管理者の退職による閉店リスクを回避できる
    導入コスト・運用コストがかかる
研修システムによりスタッフの能力が底上げされれば、作業効率も向上するため店舗全体の生産性も向上すると考えられます。施術管理者を複数育成しておくことにより、スタッフの突然の退職にも対応できるでしょう。 研修システムの導入にはコストがかかるというデメリットもありますが、全国統合医療協会ではコスパの良い研修システムを提案しています。業務効率化に加え、接骨院経営のリスク管理という面でも、ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

接骨院(整骨院)の業務効率化を図るためには、無駄な業務の洗い出しや属人化の解消、アナログ業務の見直しを行うことが大切です。自店に適した予約管理システムやレセコン、研修システムなどを導入し、スタッフの業務効率化を図りつつお客様の満足度も高められるような施策を検討しましょう。 全国統合医療協会では、接骨院の業務効率化に向けたアイデア・システムを提供しています。接骨院経営に適した利便性・操作性が良くコスパの高いシステムを導入したい方は、ぜひ全国統合医療協会へご相談ください。

この記事の監修者

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中村 崇男

昭和44年東京生まれ。昭和63年都内整骨院を勤務し、東京柔道整復専門学校を卒業後、平成23年一般社団法人全国統合医療協会を設立。鍼灸師・柔道整復師の社会的地位と健康医療福祉の更なる向上を目標に幅広い分野で活動中。
一般社団法人全国統合医療協会理事長
公益財団法人明徳会清水ヶ丘病院理事長